Le chronométrage est une obligation légale dans de nombreuses entreprises, en particulier en Espagne depuis l’entrée en vigueur du décret-loi royal 8/2019. Cependant, de nombreuses organisations ne sont pas conscientes des risques associés à un système déficient et de la manière dont les solutions informatiques avancées peuvent les aider à se conformer à la réglementation de manière sûre et efficace.
Cet article explique comment garantir la conformité légale de l’enregistrement journalier grâce à une technologie avancée, au cryptage des données, à l’authentification sécurisée et à l’audit des accès.
Pourquoi un système sécurisé d’enregistrement des heures est essentiel
Un système d’enregistrement des temps doit être précis, inaltérable et accessible pendant au moins quatre ans, comme l’exige la loi. En outre, il doit être doté de mesures de sécurité informatique afin d’empêcher la falsification des enregistrements et l’accès non autorisé.
Sans une solution informatique appropriée, les entreprises peuvent se voir infliger des amendes pour non-conformité, des pertes d’enregistrements ou des altérations non détectées, ainsi que des fuites de données sensibles sur le temps de travail des employés.
Notre solution d’audit et de conformité aide les entreprises à garantir la fiabilité et la légalité de leur système d’enregistrement des temps en intégrant les dernières technologies en matière de sécurité, d’authentification et d’audit d’accès.
Cryptage et sécurité dans le contrôle du temps de présence
Utilisation du cryptage de bout en bout
L’un des piliers fondamentaux de la protection du registre des temps est le cryptage des communications et des données stockées. Nous mettons en œuvre le protocole TLS 1.3 pour crypter les connexions entre les appareils des employés et le serveur, ce qui garantit que les communications sont sécurisées et ne peuvent pas être interceptées.
Pour la protection des données stockées, on utilise le cryptage AES-256, une norme de sécurité largement reconnue qui empêche l’accès non autorisé aux informations enregistrées. En outre, le stockage sécurisé est mis en œuvre avec des modules de sécurité matériels (HSM) pour la gestion des clés cryptographiques, ce qui protège les systèmes contre les tentatives de falsification ou d’accès frauduleux.
Signature numérique et horodatage qualifié
Chaque pointage est signé numériquement à l’aide de certificats électroniques qualifiés, ce qui garantit que l’enregistrement ne peut être modifié sans laisser de trace. Cette signature numérique confère une validité juridique aux enregistrements, ce qui permet de prouver qu’un pointage a été effectué par un travailleur identifié.
En outre, l’horodatage qualifié (TSA) est mis en œuvre, ce qui signifie que chaque pointage est enregistré avec une date et une heure certifiées par une autorité de confiance. Cela garantit la traçabilité et empêche toute altération des informations enregistrées.
Authentification forte et prévention de la fraude
Identification avancée des travailleurs
Pour prévenir l’usurpation d’identité et l’accès non autorisé, nos solutions intègrent une authentification avancée. La vérification biométrique, telle que l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale, est mise en œuvre pour s’assurer que la signature est effectuée par la bonne personne. En outre, des systèmes d’identification numérique tels que Cl@ve et DNIe 3.0 NFC sont intégrés, permettant l’authentification à l’aide de certificats officiels délivrés par le gouvernement.
Pour renforcer la sécurité, on utilise l’authentification multifactorielle (2FA), qui combine des identifiants tels qu’un mot de passe et un jeton à usage unique (OTP) ou des dispositifs FIDO2, ce qui empêche tout accès non autorisé même si l’un des identifiants est compromis.
Contrôle de l’emplacement et dispositifs autorisés
Pour prévenir la fraude dans l’enregistrement des temps, la géolocalisation basée sur le GPS, le WiFi ou les adresses IP est mise en œuvre, ce qui permet de vérifier l’endroit d’où le pointage a été effectué. Ainsi, des restrictions peuvent être établies pour empêcher le pointage à partir de lieux non autorisés ou de lieux qui ne correspondent pas au lieu de travail assigné.
En outre, l’utilisation du système est limitée aux appareils préalablement autorisés par l’entreprise, ce qui empêche les employés ou les tiers de pointer à partir d’appareils non enregistrés. Cette mesure garantit que les enregistrements sont fiables et ne peuvent être manipulés par des acteurs externes.
Audit et disponibilité des données
Notre solution garantit également la disponibilité et l’auditabilité des enregistrements de la journée, conformément aux exigences légales en matière de stockage et d’accès à l’information.
À cette fin, la réplication des données est mise en œuvre sur des serveurs répartis géographiquement, ce qui évite la perte d’informations en cas de défaillance du système. En outre, des sauvegardes incrémentielles et complètes sont effectuées à intervalles réguliers, ce qui garantit que les informations sont toujours disponibles.
Pour une conservation à long terme, les dossiers sont stockés dans des « chambres froides » cryptées, ce qui garantit leur intégrité et leur protection contre la falsification. Une surveillance continue et des alertes de sécurité sont mises en œuvre pour détecter toute tentative d’accès non autorisé ou de falsification des documents.
Conclusion
Les solutions informatiques de gestion du temps et des présences doivent répondre à des exigences légales et de sécurité strictes afin d’éviter les sanctions et de garantir la protection des données des travailleurs. En mettant en œuvre des mesures avancées de cryptage, de signature numérique, d’authentification forte et d’audit des accès, les entreprises peuvent garantir la fiabilité et la conformité de leurs systèmes de gestion du temps et des présences.
Nous disposons d’une solution complète d’audit et de certification qui garantit la conformité des systèmes avec les réglementations en vigueur, aidant ainsi les entreprises à éviter les risques juridiques et à améliorer leur gestion du temps et des présences.